Oppskriften: Slik lager du operasjonsmanual for dronebruk

Mange droneoperatører har spørsmål rundt utfylling, innsending og oppdatering av operasjonsmanualer. Vi tok en telefon om dette til flyoperativ inspektør ved seksjonen for ubemannet luftfart i Luftfartstilsynet, Line Stensby Bogan.

Hva er egentlig en operasjonsmanual (OM), Line?

Line Stensby Bogan flyoperativ inspektør ved seksjonen for ubemannet luftfart i Luftfartstilsynet,

– Operasjonsmanualen skal være et styringsdokument for dronevirksomheten din. Det er der vi skal finne all informasjon om din virksomhet. Det gjelder blant annet type operasjoner, prosedyrer og hvilke maskiner dere har.

Hvem må levere OM, og hvor skal man levere den?

– Alle som skal søke om å bli RO2-operatør eller RO3-operatør etter dagens regelverk må sende inn operasjonsmanual til oss på postmottak@caa.no, sammen med søknaden. RO1-operatører skal også ha operasjonsmanual, men den trenger ikke sendes inn til oss for godkjenning. Vi kan be om å få se den hvis det skjer noe, eller hvis vi kommer på tilsyn.

Hvorfor må vi levere et slikt dokument, egentlig?

– Det er et lovkrav fordi vi ser, med erfaring fra tradisjonell luftfart, at det er fornuftig å ha et styringsverktøy for virksomheten. Det har man ofte i andre bransjer også, men man kaller det gjerne noe annet. Hvis du for eksempel får en ny ansatt, kan du vise frem operasjonsmanualen for å forklare hvordan dere gjør ting i selskapet. Det er en måte å standardisere på, slik at alle i virksomheten gjør ting på samme måte.

Hva skal en OM inneholde?

– Kravene står punktvis forklart i regelverket. Vi har også laget en mal, som ligger på våre nettsider. Man kan bruke den som utgangspunkt, eller man kan lage sin egen. Lovkravet er at man skal beskrive sin egen virksomhet, hvordan den er bygget opp, hvem som har lederroller og hvilke operasjonstyper som inngår i virksomheten, samt prosedyrer og risikoanalyse for disse operasjonene. Det skal være beskrivelse av krav til kompetanse for vedlikeholdspersonell, altså de som skal skru og mekke på dronene og beskrivelse av krav til kompetanse- og vedlikeholdstrening for pilot og fartøysjef, for eksempel hvor mye skal man skal fly i løpet av et år. Det skal også være et teknisk vedlikeholdsprogram, hvor man beskriver hva som skal gjøres med dronen i gitte intervaller, eventuelt om den skal sendes inn til vedlikehold så og så ofte. I tillegg skal det være en oversikt over alle luftfartøy man har i virksomheten.

Er det slik at jeg kan kopiere en venn eller kollega av meg, som allerede har fylt ut en OM?

– Din operasjonsmanual må være godt tilpasset din virksomhet, og du kan ikke kopiere noen som gjør noe annet enn deg. Men rammeverket, strukturen, kan du gjerne kopiere. Det er også derfor vi også har lagt ut en mal på våre sider.

Må jeg ha forsikring for å få godkjent OM-en?

Når du søker om få RO2- eller RO3-tillatelse må forsikringsbevis være vedlagt søknaden. Du kan ikke fly uten gyldig ansvarsforsikring.

Les også: Alt du trenger å vite om droneforsikring

Hvis noe er upresist eller manglende i OM-en, hvilke konsekvenser kan det ha?

– Det vil avhenge av alvorlighetsgraden. Når vi er på tilsyn sjekker vi om det opereres slik man har beskrevet i operasjonsmanualen. Det er alltid operatørens ansvar at operasjonsmanualen er utfylt i henhold til regelverket, så selv om den er godkjent av oss, må man selv sørge for at man ikke bryter reglene.

Hva kan skje hvis jeg som RO1-operatør ikke fyller ut en OM?

– Hvis vi kommer på tilsyn til en operatør som ikke har en operasjonsmanual vil det være et veldig alvorlig avvik, og man vil ikke få fly før dette er på plass. Vi går sjelden til straffereaksjoner for dette, men det kan forekomme i alvorlige tilfeller.

Hvor lenge er OM-en min gyldig?

– Det er ingen tidsintervaller på det, men med en gang du gjør en endring av betydning, må du også endre operasjonsmanualen. Hvis du er RO2- eller RO3-operatør må du også sende den inn til ny godkjenning hos oss.

Hva slags endringer krever oppdatering av OM-en?

– Hvis du får inn nytt ledende personell, eller begynner med en ny type operasjon, må du skrive det inn i operasjonsmanualen og sende den inn til revisjon hos oss. Da er ikke den opprinnelige OM-en gyldig lenger. Hvis du kjøper en ny drone av samme type som er beskrevet fra før, fordrer ikke det en revisjon. Men hvis du kjøper en ny type, eller en ny modell, må det revideres. Kanskje må du da også gjøre noen endringer i vedlikeholdsprogram, risikoanalyse og  beskrivelse av operasjoner.

Hvor lang tid bruker dere på å godkjenne en OM?

– Det varierer, og det kommer litt an på hvor kompleks operasjonsmanualen er, men vanligvis fra noen uker til 2-3 måneder, avhengig av hvor stor pågang vi har. Revisjoner tar som regel litt kortere tid enn en ny tillatelse.

Kan jeg fly den nye dronen min mens OM-en er til behandling?

– Nei, det kan du ikke, du må få godkjent revisjonen før du kan operere. Det er den sist godkjente operasjonsmanualen du til enhver tid har lov til å operere etter.

Det kommer som kjent nytt regelverk neste år. Hva vil endre seg da?

– Kravene blir noe annerledes. Blant annet blir det ikke krav til operasjonsmanual i «åpen kategori». Man vil likevel bli oppfordret til å ha dette, fordi det er et veldig godt verktøy for å holde kontroll på virksomheten. I det som blir «spesifikk kategori», er det krav til operasjonsmanual, men det er litt avhengig av kompleksitet i virksomheten og hva slags operasjoner man gjør. Mange av kravene ligner på de vi har i dag, så det blir kun mindre tilpasning for de fleste som skal over i «spesifikk kategori».

Når begynner dere å godkjenne OM-er etter de nye reglene?

– Det nye regelverket gjelder fra 1. januar, men alle som har en gjeldende godkjenning før denne datoen vil få ett års overgangsperiode. Vi åpner for nye søknader om godkjenning fra 1/1/2020.